PMS hotel itu apa? Panduan lengkap sistem manajemen properti

Kalender pemesanan

Inti utamanya. Setiap pemesanan dari setiap sumber di satu grid kamar dan tanggal, dengan kedatangan, keberangkatan dan tamu yang sedang menginap terlihat sekilas.

Profil tamu

Nama, data kontak, kewarganegaraan dan data paspor bila diwajibkan hukum, riwayat menginap dan catatan.

Folio dan invoice

Catatan berjalan untuk setiap menginap: biaya kamar, tambahan, pajak, deposit dan pembayaran, ditutup dengan invoice atau kwitansi dalam format yang diwajibkan negara Anda.

Housekeeping

Kamar mana yang kotor, bersih atau sudah diperiksa, dan mana yang perlu disiapkan lebih dulu karena ada tamu datang lebih awal.

Rate plan dan pembatasan

Harga berdasarkan tanggal dan tipe kamar, dengan aturan seperti minimum menginap atau varian non-refundable. Di PMS dengan channel manager bawaan, inilah yang dikirim ke OTA.

Laporan

Okupansi, rata-rata harga kamar per hari, pendapatan per sumber, saldo tertunda, dan daftar harian siapa yang datang dan siapa yang pergi.

Akun dan izin staf

Login terpisah untuk pemilik, manajer dan front desk, dengan kontrol siapa yang bisa mengubah harga, melihat uang atau mengekspor data.

Komunikasi dengan tamu

Email konfirmasi, pesan sebelum kedatangan, dan makin umum, satu inbox bersama untuk pesan OTA dengan balasan bertemplate atau disusun AI.

PMS sepadan dengan biayanya kalau

• ✓Anda punya lebih dari beberapa kamar dan lebih dari satu orang menerima pemesanan
• ✓Tamu minta invoice atau kwitansi dan Anda membuatnya secara manual
• ✓Anda jual di OTA dan butuh kalender yang cocok dengan mereka
• ✓Anda perlu tahu siapa yang datang hari ini tanpa mengecek tiga inbox
• ✓Staf perlu level akses berbeda ke harga dan uang
• ✓Negara Anda mewajibkan laporan registrasi tamu (misalnya TM30 di Thailand) dan Anda menyusunnya secara manual

Spreadsheet mungkin masih cukup kalau

• –Anda menyewakan satu atau dua unit dan mengelolanya sendiri
• –Anda tidak pernah perlu menerbitkan invoice resmi
• –Setiap pemesanan datang dari satu sumber yang sudah punya kalender sendiri

1. Satu kalender, semua sumber

Pemesanan dari OTA, situs Anda, telepon dan walk-in harus mendarat di grid yang sama. Kalau pemesanan OTA harus diketik ulang, PMS itu hanya separuh PMS.

2. Channel manager bawaan atau terhubung

Keduanya bisa saja, tapi cari tahu yang mana. Yang terhubung berarti dua vendor, dua tagihan dan satu tempat lagi yang bisa gagal sinkron.

3. Invoice yang cocok dengan uangnya

Angka di invoice harus cocok dengan yang dibayar tamu dan yang masuk ke rekening bank Anda, termasuk komisi OTA dan biaya bank. Tanyakan bagaimana sistem merekonsiliasi pembayaran OTA.

4. Tugas harian tanpa jalan memutar

Pindahkan pemesanan ke kamar lain, pisahkan pemesanan multi-kamar, check-out tamu lebih awal, terima walk-in. Coba tiap hal ini di demo.

5. Izin staf

Resepsionis tidak perlu melihat pendapatan pemilik, dan pemilik harus diberitahu kalau staf mengubah harga.

6. Persyaratan hukum lokal

Format invoice pajak, registrasi tamu dengan imigrasi, penomoran kwitansi. PMS asing mungkin tidak mengerjakan apa pun dari ini untuk negara Anda.

7. Bahasa Anda, dan bahasa tamu Anda

Staf sebaiknya bekerja dalam bahasa mereka sendiri; dokumen untuk tamu sebaiknya tersedia dalam bahasa tamu itu.

8. Harga yang transparan

Harga yang dipublikasikan berdasarkan jumlah kamar lebih baik dari telepon sales. Cek biaya setup dan apakah harga per kamar turun saat Anda berkembang.

9. Demo nyata, bukan slide presentasi

Kalau Anda tidak bisa mengklik-klik sistem yang berfungsi dengan data yang terasa nyata sebelum membayar, hati-hati.

Membeli untuk hotel yang Anda rencanakan, bukan yang Anda miliki

Guesthouse 12 kamar tidak perlu sistem yang dibangun untuk chain 300 kamar. Alat yang lebih besar menghabiskan lebih banyak waktu pelatihan daripada manfaat yang dikembalikan.

Mengabaikan front desk

Pemilik yang memilih, tapi resepsionis yang memakainya sepuluh jam sehari. Biarkan orang yang akan hidup dengannya mencoba dulu.

Menganggap integrasi otomatis

"Terintegrasi dengan" bisa berarti cuma file ekspor bulanan. Tanyakan tepatnya bagaimana data berpindah antar sistem dan seberapa sering.

Melupakan jalan keluar

Pastikan Anda bisa mengekspor data dalam format yang bisa dibaca kalau suatu saat berpindah.

Satu kalender, lima tampilan

Overview, timeline, grid klasik, kalender bulan dan daftar. Drag pemesanan ke kamar lain, pisahkan pemesanan multi-kamar, check-out lebih awal atau terima walk-in tanpa merusak sinkronisasi channel.

Dokumen untuk tamu

Kwitansi, penawaran dan link pembayaran QR dibuat langsung di browser dalam bahasa Thai atau Inggris, dengan link yang memberi tahu Anda kapan tamu membukanya.

Izin staf

Sebelas izin terpisah dengan peran siap pakai untuk manajer dan front desk, dua slot staf termasuk, dan email ke pemilik saat staf mengubah harga, menutup kamar atau menyentuh uang.

Uang yang cocok dengan rekening bank

Halaman finansial merekonsiliasi pembayaran dengan transfer bank nyata dan mengimpor laporan pembayaran OTA, jadi angka yang ditampilkan sebagai diterima adalah jumlah bersih yang benar-benar masuk.

Jejak audit siapa melakukan apa

Perubahan harga, penutupan dan edit pemesanan dicatat berdasarkan pemilik, staf, tim kami, sistem atau OTA, dan disimpan selama 400 hari.

Channel manager dan booking engine sudah terpasang

Distribusi ke Booking.com, Airbnb, Agoda, Expedia, Trip.com dan Hostelworld serta halaman pemesanan langsung memakai kalender yang sama dengan PMS, jadi tidak ada yang perlu dijaga sinkron terpisah.