ホテルPMSとは? 施設管理システムの完全ガイド

予約カレンダー

PMSの核となる機能です。どの経路からの予約も、部屋と日付の1つの表に表示され、到着・出発・在館中のゲストが一目で分かります。

ゲストプロフィール

氏名、連絡先、法律で求められる場合は国籍・パスポート情報、宿泊履歴、メモなどを管理します。

会計(フォリオ)と請求書発行

各宿泊の継続的な会計記録として、室料、追加料金、税金、デポジット、支払いを管理し、各国で求められる形式の請求書または領収書で締めます。

ハウスキーピング

どの部屋が清掃前か、清掃済みか、検査済みかを管理し、早めに到着するゲストのためにどの部屋を先に仕上げる必要があるかを示します。

料金プランと制約

日付と部屋タイプごとの価格に、最低泊数や返金不可プランといったルールを設定します。チャネルマネージャーが内蔵されたPMSでは、この内容がOTAへ送信されます。

レポート

稼働率、平均日次単価(ADR)、販路別の売上、未収金、そしてその日の到着・出発リストなどを確認できます。

スタッフアカウントと権限

オーナー、マネージャー、フロントそれぞれに個別のログインを設定し、誰が価格を変更できるか、金額を見られるか、データを書き出せるかを制御します。

ゲストとのコミュニケーション

予約確認メール、到着前のメッセージ、そして近年増えている、OTAからのメッセージを一括管理できる共有インボックス(テンプレートやAIによる返信案の作成を含む)などです。

次のような場合、PMSは十分に投資に値します

• ✓部屋数がある程度あり、予約対応を複数人で行っている
• ✓ゲストから請求書や領収書を求められ、それを手作業で作成している
• ✓OTAで販売していて、カレンダーをOTAと一致させる必要がある
• ✓3つのメールボックスを確認しなくても、今日誰が到着するかを把握したい
• ✓スタッフごとに価格やお金へのアクセス権限を分ける必要がある
• ✓自国でゲスト登録報告(例:タイのTM30)が義務付けられていて、それを手作業で作成している

次の場合は、まだスプレッドシートで十分かもしれません

• –1〜2室を1人で管理している
• –正式な請求書を発行する必要が一度もない
• –すべての予約が、すでに独自のカレンダーを持つ1つの経路からしか来ない

1. すべての経路の予約が1つのカレンダーに

OTA、自社サイト、電話、walk-inからの予約は、すべて同じ表に入らなければなりません。OTAの予約を手で再入力する必要があるなら、そのPMSは半分しか機能していません。

2. チャネルマネージャーが内蔵か、外部接続か

どちらでも構いませんが、必ず確認しましょう。外部接続の場合、2つのベンダー、2つの請求書、そして同期が失敗しうる場所が1つ増えることになります。

3. 請求書が実際のお金と一致しているか

請求書の金額は、ゲストが支払った額、そして銀行に実際に入金された額(OTAコミッションや銀行手数料を含む)と一致していなければなりません。OTAからの入金をどのように消し込んでいるかを確認しましょう。

4. 回避策なしで日々の業務ができるか

予約を別の部屋に移動する、複数室の予約を分割する、ゲストを早めにチェックアウトさせる、walk-inを受け入れる。デモでそれぞれ実際に試してみましょう。

5. スタッフの権限設定

フロントスタッフはオーナーの収益を見る必要がないはずで、オーナーはスタッフが価格を変更したときに通知を受けるべきです。

6. 自国の法的要件への対応

税務請求書の形式、入国管理局へのゲスト登録、領収書の番号付けなど。海外製のPMSは、自国向けのこうした対応を一切していないこともあります。

7. スタッフの言語、ゲストの言語

スタッフは自分たちの言語で操作できるべきで、ゲスト向けの書類はゲストの言語で用意できるべきです。

8. 透明な料金体系

部屋数に応じて公開されている価格は、営業への問い合わせより優れています。初期費用の有無と、部屋数が増えるにつれて1室あたりの単価が下がるかどうかを確認しましょう。

9. スライドではなく、実際に動くデモ

支払う前に、実際のデータに近い環境で動くシステムを自分でクリックして試せないなら、注意が必要です。

将来なりたいホテルのために買ってしまう

12室のゲストハウスには、300室のチェーン向けに作られたシステムは必要ありません。大規模向けのツールは、得られる効果より研修コストの方が大きくなりがちです。

フロントの意見を無視する

選ぶのはオーナーですが、使うのはフロントスタッフで、1日10時間その画面と向き合います。実際に使う人に、まず試してもらいましょう。

連携は自動だと思い込む

「連携している」という言葉が、実は月1回のエクスポートファイルを指すこともあります。システム間でデータがどのように、どのくらいの頻度で移動するのかを正確に確認しましょう。

退出時のことを忘れる

いつか乗り換えることになったとき、データを読める形式で書き出せるかどうかを確認しておきましょう。

1つのカレンダー、5つのビュー

概要、タイムライン、クラシックグリッド、月間カレンダー、リストの5つのビューを用意。予約を別の部屋へドラッグする、複数室の予約を分割する、早期チェックアウトやwalk-inに対応する——これらをチャネル同期を壊さずに行えます。

ゲスト向け書類

領収書、見積書、QRコード決済リンクをブラウザ上でタイ語または英語で生成でき、ゲストがそれを開いたことを知らせるリンクも付きます。

スタッフ権限

11種類の個別権限があり、マネージャーとフロント向けのプリセットロールを用意。スタッフ2名分の利用枠が含まれ、スタッフが価格を変更したり、部屋を止めたり、お金に関わる操作をした際にはオーナーにメールが送られます。

銀行の記録と一致するお金の管理

財務ページでは実際の銀行への振込と入金を照合し、OTAの入金明細も取り込めます。そのため「受領済み」と表示される金額は、実際に入ってきた純額です。

誰が何をしたかの履歴

価格変更、部屋の停止、予約の編集はすべて、オーナー・スタッフ・Prime Hostのチーム・システム・OTAのいずれが行ったかとともに記録され、400日間保存されます。

チャネルマネージャーとブッキングエンジンを内蔵

Booking.com、Airbnb、Agoda、Expedia、Trip.com、Hostelworldへの配信と直販ページは、PMSと同じカレンダーを共有しているため、別々に同期を取る必要がありません。