Apa itu sistem PMS hotel? Panduan lengkap sistem pengurusan hartanah
PMS (property management system), atau sistem pengurusan hotel, adalah perisian yang digunakan hotel, rumah tumpangan atau hostel untuk menjalankan hari-hari operasi: kalendar tempahan, daftar masuk dan daftar keluar, bil tetamu, invois, status kerja rumah dan akses kakitangan. Panduan ini merangkumi apa yang terkandung dalam PMS, hubungannya dengan channel manager dan enjin tempahan, awan berbanding dipasang, cara PMS dikenakan bayaran, dan cara memilih satu untuk hartanah kecil.
Definisi ringkas
PMS adalah sistem tempat kaunter hadapan anda hidup. Ia menyimpan satu kalendar bagi setiap tempahan tanpa mengira dari mana ia datang, mengetahui bilik mana yang berpenghuni, kosong atau sedang dibersihkan, mencipta bil bagi setiap penginapan, merekod bayaran, mencetak atau menghantar invois melalui e-mel, dan menentukan apa yang setiap anggota kakitangan boleh lihat dan lakukan.
PMS lama dipasang pada satu komputer di kaunter hadapan dan hanya berfungsi di sana. Hampir semua PMS yang dijual hari ini berasaskan awan: anda log masuk melalui pelayar atau telefon, tiada apa dipasang, dan pemilik boleh melihat skrin yang sama dari rumah seperti yang dilihat kerani di kaunter.
Apa yang biasanya terkandung dalam PMS hotel
Skop berbeza besar antara produk. Ini modul yang anda akan jumpa dalam kebanyakannya.
Kalendar tempahan
Teras sistem. Setiap tempahan daripada setiap sumber pada satu grid bilik dan tarikh, dengan ketibaan, pemergian dan tetamu yang menginap kelihatan sekali imbas.
Profil tetamu
Nama, butiran hubungan, kerakyatan dan data pasport di mana undang-undang memerlukannya, sejarah penginapan dan nota.
Bil dan invois
Akaun berjalan bagi setiap penginapan: caj bilik, tambahan, cukai, deposit dan bayaran, ditutup dengan invois atau resit dalam format yang negara anda perlukan.
Kerja rumah
Bilik mana yang kotor, bersih atau diperiksa, dan mana yang perlu sedia dahulu kerana tetamu tiba awal.
Pelan harga dan sekatan
Harga mengikut tarikh dan jenis bilik, dengan peraturan seperti tempoh minimum menginap atau varian tidak boleh dikembalikan. Dalam PMS dengan channel manager terbina dalam, inilah yang ditolak ke OTA.
Laporan
Kadar penghunian, kadar harian purata, hasil mengikut sumber, baki tertunggak, dan senarai harian siapa tiba dan siapa pergi.
Akaun dan kebenaran kakitangan
Log masuk berasingan untuk pemilik, pengurus dan kaunter hadapan, dengan kawalan siapa boleh tukar harga, lihat wang atau eksport data.
Komunikasi tetamu
E-mel pengesahan, mesej sebelum ketibaan dan, semakin lazim, peti masuk kongsi untuk mesej OTA dengan balasan templat atau draf AI.
PMS berbanding channel manager berbanding enjin tempahan
| PMS | Channel manager | Enjin tempahan | |
|---|---|---|---|
| Tugas utama | Operasi harian: kalendar, daftar masuk, bil, invois, kakitangan | Agihkan harga dan ketersediaan ke OTA; tarik balik tempahan | Terima tempahan terus di laman web anda sendiri |
| Ke mana ia tertumpu | Ke dalam, kepada kakitangan anda | Ke luar, kepada OTA | Ke luar, kepada tetamu |
| Tanpanya | Kalendar kertas, kemasukan data dua kali, invois tidak sepadan dengan bayaran | Tempahan lampau dan harga tidak konsisten antara OTA | Komisen dibayar untuk tetamu yang sudah mengenali anda |
| Boleh berdiri sendiri? | Boleh, jika anda hanya berjual melalui telefon dan e-mel | Boleh, disambungkan kepada PMS | Tidak — ia perlukan kalendar untuk menyemak ketersediaan |
Bagi hartanah bawah kira-kira 50 bilik, jawapan praktikal biasanya satu sistem yang melakukan ketiga-tiganya. Prime Host dibina sedemikian; lihat panduan channel manager bagi bahagian pengagihan.
PMS awan berbanding PMS dipasang (on-premise)
| PMS awan | PMS dipasang | |
|---|---|---|
| Di mana ia berjalan | Pelayan vendor; anda guna pelayar atau aplikasi | Satu komputer di hartanah anda |
| Akses | Di mana-mana dengan internet, mana-mana peranti | Komputer itu, atau rangkaian tempatan anda |
| Kemas kini | Automatik, untuk semua orang serentak | Pemasangan manual, kadangkala naik taraf berbayar |
| Sandaran | Tanggungjawab vendor — tanya berapa kerap dan di mana | Milik anda — dan selalunya terlupa sehingga cakera rosak |
| Internet terputus | Anda tidak boleh akses sehingga ia kembali (data mudah alih biasanya berfungsi) | Terus berfungsi secara tempatan, tetapi OTA berhenti menyegerak |
| Penetapan harga | Langganan bulanan atau tahunan | Yuran lesen tambah kontrak penyelenggaraan |
Hampir semua PMS baharu untuk hartanah kecil berasaskan awan. Kes yang masih kekal untuk perisian dipasang adalah hotel besar dengan jabatan IT sendiri dan keperluan integrasi khusus.
Perlukah hartanah kecil ada PMS?
PMS berbaloi apabila
- Anda mempunyai lebih daripada beberapa bilik dan lebih daripada seorang yang menerima tempahan
- Tetamu minta invois atau resit dan anda buat secara manual
- Anda berjual di OTA dan perlu kalendar sepadan dengannya
- Anda perlu tahu siapa tiba hari ini tanpa menyemak tiga peti masuk
- Kakitangan perlu tahap akses berbeza kepada harga dan wang
- Negara anda memerlukan laporan pendaftaran tetamu (contohnya TM30 di Thailand) dan anda himpunkannya secara manual
Hamparan data mungkin masih cukup jika
- Anda menyewakan satu atau dua unit dan mengurus sendirian
- Anda tidak pernah perlu keluarkan invois rasmi
- Setiap tempahan datang daripada satu sumber yang sudah ada kalendar sendiri
Cara memilih PMS untuk hotel kecil: sembilan semakan
1. Satu kalendar, semua sumber
Tempahan daripada OTA, laman web anda, telefon dan walk-in mesti jatuh pada grid yang sama. Jika tempahan OTA perlu ditaip semula, PMS itu hanya separuh PMS.
2. Channel manager terbina dalam atau disambungkan
Kedua-duanya boleh diterima, tetapi ketahui yang mana satu. Yang disambungkan bermaksud dua vendor, dua bil, dan satu lagi titik di mana penyegerakan boleh gagal.
3. Invois yang sepadan dengan wang
Nombor pada invois mesti sepadan dengan apa yang tetamu bayar dan apa yang masuk ke bank anda, termasuk komisen OTA dan caj bank. Tanya bagaimana sistem menyesuaikan pembayaran OTA.
4. Tugas harian tanpa jalan pintas
Pindahkan tempahan ke bilik lain, pecahkan tempahan banyak bilik, daftar keluar tetamu lebih awal, terima walk-in. Cuba setiap kes dalam demo.
5. Kebenaran kakitangan
Kerani tidak perlu lihat hasil pemilik, dan pemilik perlu dimaklumkan bila kakitangan menukar harga.
6. Keperluan undang-undang tempatan
Format invois cukai, pendaftaran tetamu dengan imigresen, penomboran resit. PMS asing mungkin tidak lakukan apa-apa daripada ini untuk negara anda.
7. Bahasa anda, dan bahasa tetamu anda
Kakitangan perlu bekerja dalam bahasa sendiri; dokumen untuk tetamu perlu tersedia dalam bahasa tetamu.
8. Harga yang jelas
Harga diterbitkan mengikut bilangan bilik lebih baik daripada panggilan jualan. Semak yuran persediaan dan sama ada harga setiap bilik menurun apabila anda membesar.
9. Demo sebenar, bukan slaid
Jika anda tidak boleh klik sistem yang benar-benar berfungsi, dengan data realistik, sebelum membayar, berhati-hatilah.
Cara PMS dikenakan bayaran
| Model | Cara ia berfungsi | Perhatikan |
|---|---|---|
| Setiap bilik setiap bulan | Yuran asas tambah jumlah bagi setiap bilik | Sama ada modul seperti channel manager atau enjin tempahan dikenakan bayaran tambahan |
| Yuran bulanan tetap | Satu harga untuk hartanah | Had bilik atau pengguna yang memaksa naik taraf |
| Peratusan hasil | Satu bahagian daripada tempahan yang diproses | Meningkat bersama kejayaan anda; sukar dibajet |
| Lesen tambah penyelenggaraan | Belian sekali, yuran sokongan tahunan | Kebanyakannya perisian dipasang; naik taraf mungkin dikenakan bayaran tambahan |
Prime Host mengenakan bayaran mengikut bilangan bilik, dengan channel manager, kalendar dan enjin tempahan termasuk, tanpa peratusan tempahan. Nilai semasa bagi bilangan bilik anda ada di halaman harga.
Bertukar ke PMS baharu tanpa mengganggu tetamu
- 1
Eksport semuanya dahulu
Tempahan masa depan, rekod tetamu dan baki terbuka daripada sistem lama, dalam bentuk hamparan data yang anda boleh baca tanpa sistem itu.
- 2
Muatkan tempahan masa depan ke dalam PMS baharu
Banyak sistem mengimport CSV; jika tidak, masukkan secara manual. Semak dua kali ketibaan bagi 14 hari seterusnya.
- 3
Jalankan kerja rumah dan daftar masuk pada sistem baharu mulai satu pagi yang tenang
Biarkan sistem lama terbuka baca sahaja sebagai rujukan, tetapi lakukan semua kerja baharu dalam sistem baharu.
- 4
Sesuaikan wang minggu pertama
Bandingkan invois yang dikeluarkan dan bayaran yang direkod dengan bank anda. Sebarang percanggahan sekarang murah untuk dibetulkan.
- 5
Tutup sistem lama apabila tetamu terakhir sebelum migrasi telah daftar keluar
Simpan eksportnya untuk rekod anda; kebanyakan pihak berkuasa cukai memerlukan simpanan beberapa tahun.
Kesilapan biasa semasa memilih PMS
Membeli untuk hotel yang anda rancang untuk jadi
Rumah tumpangan 12 bilik tidak perlukan sistem yang dibina untuk rangkaian 300 bilik. Alat yang lebih besar mengambil lebih masa latihan daripada yang dipulangkan.
Mengabaikan kaunter hadapan
Pemilik memilih, tetapi kerani menggunakannya sepuluh jam sehari. Biarkan orang yang akan hidup dengan sistem itu mencubanya dahulu.
Menganggap integrasi automatik
"Bersepadu dengan" boleh bermaksud fail eksport bulanan. Tanya dengan tepat bagaimana data bergerak antara sistem dan berapa kerap.
Melupakan jalan keluar
Semak sama ada anda boleh eksport data anda dalam format yang boleh dibaca jika anda berhenti menggunakannya suatu hari.
Cara Prime Host melakukannya
Satu kalendar, lima paparan
Gambaran keseluruhan, garis masa, grid klasik, kalendar bulanan dan senarai. Seret tempahan ke bilik lain, pecahkan tempahan banyak bilik, daftar keluar awal atau terima walk-in tanpa merosakkan penyegerakan kanal.
Dokumen tetamu
Resit, sebut harga dan pautan bayaran QR dijana dalam pelayar dalam bahasa Thai atau Inggeris, dengan pautan yang memberitahu anda bila tetamu membukanya.
Kebenaran kakitangan
Sebelas kebenaran berasingan dengan peranan sedia ada untuk pengurus dan kaunter hadapan, dua tempat kakitangan disertakan, dan e-mel kepada pemilik bila kakitangan menukar harga, menutup bilik atau menyentuh wang.
Wang yang sepadan dengan bank
Halaman kewangan menyesuaikan pembayaran dengan pemindahan bank sebenar dan mengimport penyata pembayaran OTA, supaya nombor yang ditunjukkan sebagai diterima ialah jumlah bersih yang benar-benar masuk.
Rekod jejak siapa buat apa
Perubahan harga, penutupan dan pindaan tempahan direkodkan mengikut pemilik, kakitangan, pasukan kami, sistem atau OTA, dan disimpan selama 400 hari.
Channel manager dan enjin tempahan terbina dalam
Pengagihan ke Booking.com, Airbnb, Agoda, Expedia, Trip.com dan Hostelworld serta halaman tempahan terus berkongsi kalendar yang sama dengan PMS, jadi tiada apa perlu diselaraskan.
Soalan lazim
Apa maksud PMS dalam industri hotel?
Property management system, atau sistem pengurusan hotel: perisian yang digunakan hotel atau rumah tumpangan untuk menjalankan tempahan, kalendar bilik, bil tetamu, invois dan kerja kaunter hadapan.
Apa beza antara PMS dan channel manager?
PMS menjalankan operasi dalaman anda. Channel manager mengagihkan harga dan ketersediaan ke OTA dan menarik balik tempahan. Banyak sistem untuk hartanah kecil, termasuk Prime Host, lakukan kedua-duanya dalam satu log masuk.
Perlukah rumah tumpangan 10 bilik ada PMS?
Jika anda berjual di OTA, keluarkan invois, atau ada lebih daripada seorang menerima tempahan, ya. Skop yang anda perlukan lebih ringan daripada hotel besar, tetapi faedah utama — satu kalendar yang boleh dipercayai — tetap sama.
Apa itu PMS awan?
PMS yang berjalan pada pelayan vendor dan digunakan melalui pelayar atau aplikasi, dengan kemas kini automatik dan tanpa pemasangan. Hampir semua PMS baharu untuk hartanah kecil berasaskan awan.
Berapa kos sistem PMS hotel?
Kebanyakan PMS untuk hartanah kecil mengenakan bayaran setiap bilik setiap bulan atau yuran bulanan tetap; sesetengah mengambil peratusan hasil. Prime Host mengenakan bayaran mengikut bilangan bilik tanpa peratusan; harga untuk hartanah anda ada di halaman harga.
Adakah channel manager sebahagian daripada PMS?
Kadangkala terbina dalam, kadangkala produk berasingan yang disambungkan melalui integrasi. Tanya yang mana satu, kerana ia menukar berapa banyak vendor dan bil yang anda uruskan.
Bolehkah PMS mengendalikan pendaftaran tetamu dengan imigresen?
Hanya jika ia dibina untuk negara anda. Di Thailand, sebagai contoh, hartanah perlu melaporkan tetamu asing (TM30); PMS yang direka untuk pasaran tempatan sekurang-kurangnya akan mengingatkan anda dan menyimpan data yang diperlukan.
Berapa lama masa untuk bertukar PMS?
Bagi hartanah kecil, memuatkan tempahan masa depan dan melatih kakitangan biasanya mengambil masa beberapa hari. Bahagian yang perlu teliti ialah menyesuaikan wang pada minggu pertama.
Apa beza antara PMS dan enjin tempahan?
Enjin tempahan menerima tempahan di laman web anda; PMS ialah kalendar dan sistem operasi tempat tempahan itu mendarat. Enjin tempahan tidak boleh berfungsi tanpa kalendar di belakangnya.
Teruskan membaca
Cuba sistem sebenar sebelum membuat keputusan
Demo membuka semua ciri tanpa apa-apa untuk diisi · harga dikira daripada bilangan bilik sebenar anda, tanpa panggilan jualan