PMS là gì? Hướng dẫn đầy đủ về phần mềm quản lý khách sạn
PMS (property management system, hay phần mềm quản lý khách sạn) là phần mềm mà khách sạn, nhà nghỉ hoặc hostel dùng để vận hành hằng ngày: lịch đặt phòng, check-in và check-out, hóa đơn khách, xuất hóa đơn, trạng thái dọn phòng và quyền truy cập của nhân viên. Bài viết này nói về PMS gồm những gì, liên quan thế nào tới channel manager và booking engine, cloud so với phần mềm cài đặt, cách các sản phẩm PMS được tính giá và cách chọn PMS cho một cơ sở nhỏ.
Định nghĩa ngắn gọn
PMS là hệ thống mà lễ tân của bạn sống trong đó mỗi ngày. Nó giữ một lịch duy nhất cho mọi đặt phòng bất kể đến từ đâu, biết phòng nào đang có khách, trống hay đang dọn, tạo hóa đơn cho mỗi kỳ lưu trú, ghi nhận thanh toán, in hoặc gửi email hóa đơn, và quyết định mỗi nhân viên được xem và làm gì.
Các PMS cũ được cài trên một máy tính ở lễ tân và chỉ chạy ở đó. Gần như mọi PMS bán ra hiện nay đều chạy trên cloud: bạn đăng nhập bằng trình duyệt hoặc điện thoại, không cần cài đặt gì, và chủ cơ sở có thể xem đúng màn hình đó từ nhà giống như lễ tân đang xem ở quầy.
PMS khách sạn thường gồm những gì
Phạm vi khác nhau rất nhiều giữa các sản phẩm. Đây là những mô-đun bạn sẽ thấy ở hầu hết chúng.
Lịch đặt phòng
Phần cốt lõi. Mọi đặt phòng từ mọi nguồn trên một lưới duy nhất gồm phòng và ngày, thấy ngay khách đến, khách đi và khách đang ở.
Hồ sơ khách
Tên, thông tin liên hệ, quốc tịch và dữ liệu hộ chiếu nơi luật yêu cầu, lịch sử lưu trú và ghi chú.
Hóa đơn khách và xuất hóa đơn
Một tài khoản chạy cho mỗi kỳ lưu trú: tiền phòng, dịch vụ thêm, thuế, tiền đặt cọc và thanh toán, chốt bằng hóa đơn hoặc biên nhận theo mẫu nước bạn yêu cầu.
Dọn phòng
Phòng nào đang bẩn, đã sạch hay đã kiểm tra, và phòng nào cần dọn trước vì có khách đến sớm.
Rate plan và ràng buộc
Giá theo ngày và loại phòng, với các quy tắc như số đêm tối thiểu hoặc loại giá không hoàn tiền. Trong một PMS có channel manager tích hợp, đây là phần được đẩy tới OTA.
Báo cáo
Công suất phòng, giá phòng trung bình mỗi ngày, doanh thu theo nguồn, các khoản còn nợ, và danh sách khách đến, khách đi mỗi ngày.
Tài khoản và quyền nhân viên
Đăng nhập riêng cho chủ, quản lý và lễ tân, kiểm soát ai được đổi giá, xem tiền hoặc xuất dữ liệu.
Giao tiếp với khách
Email xác nhận, tin nhắn trước khi đến, và ngày càng nhiều là một hộp thư chung cho tin nhắn OTA với trả lời mẫu hoặc soạn sẵn bằng AI.
PMS vs channel manager vs booking engine
| PMS | Channel manager | Booking engine | |
|---|---|---|---|
| Việc chính | Vận hành hằng ngày: lịch, check-in, hóa đơn khách, xuất hóa đơn, nhân viên | Phân phối giá và phòng trống tới OTA; kéo đặt phòng về | Nhận đặt phòng trực tiếp trên trang web của bạn |
| Hướng tới ai | Hướng nội, tới nhân viên của bạn | Hướng ngoại, tới các OTA | Hướng ngoại, tới khách |
| Nếu thiếu nó | Lịch giấy, nhập liệu hai lần, hóa đơn không khớp với tiền thanh toán | Đặt phòng trùng và giá lệch nhau giữa các OTA | Trả hoa hồng cho khách đã biết bạn từ trước |
| Có đứng độc lập được không? | Được, nếu bạn chỉ bán qua điện thoại và email | Được, nối với một PMS | Không — cần một lịch để kiểm tra phòng trống |
Với cơ sở dưới khoảng 50 phòng, câu trả lời thực tế thường là một hệ thống làm cả ba việc. Prime Host được xây theo cách đó; xem hướng dẫn channel manager để biết phần phân phối.
PMS cloud vs PMS cài đặt (on-premise)
| PMS cloud | PMS cài đặt | |
|---|---|---|
| Chạy ở đâu | Máy chủ của nhà cung cấp; bạn dùng trình duyệt hoặc app | Một máy tính tại cơ sở của bạn |
| Truy cập | Bất cứ đâu có internet, trên mọi thiết bị | Chỉ máy đó, hoặc mạng nội bộ của bạn |
| Cập nhật | Tự động, cho mọi người cùng lúc | Cài đặt bằng tay, có khi phải trả phí nâng cấp |
| Sao lưu dữ liệu | Trách nhiệm của nhà cung cấp — hỏi rõ tần suất và nơi lưu | Trách nhiệm của bạn — và thường bị quên tới khi ổ cứng hỏng |
| Khi mất internet | Không truy cập được tới khi có mạng lại (data điện thoại thường vẫn dùng được) | Vẫn chạy được tại chỗ, nhưng OTA ngừng đồng bộ |
| Cách tính giá | Thuê theo tháng hoặc theo năm | Phí bản quyền cộng hợp đồng bảo trì |
Gần như mọi PMS mới cho cơ sở nhỏ đều chạy trên cloud. Trường hợp còn dùng phần mềm cài đặt chủ yếu là khách sạn lớn có phòng IT riêng và nhu cầu tích hợp đặc thù.
Cơ sở nhỏ có cần PMS không?
PMS đáng đầu tư khi
- Bạn có nhiều hơn vài phòng và nhiều hơn một người nhận đặt phòng
- Khách yêu cầu hóa đơn hoặc biên nhận và bạn đang làm bằng tay
- Bạn bán trên OTA và cần lịch khớp với chúng
- Bạn cần biết ai đến hôm nay mà không phải kiểm tra ba hộp thư
- Nhân viên cần các mức quyền truy cập khác nhau với giá và tiền
- Nước bạn yêu cầu báo cáo đăng ký khách (ví dụ TM30 ở Thái Lan) và bạn đang làm thủ công
Có thể vẫn dùng bảng tính nếu
- Bạn cho thuê một hoặc hai đơn vị và tự quản lý một mình
- Bạn chưa từng cần xuất hóa đơn chính thức
- Mọi đặt phòng đến từ một nguồn đã có lịch riêng của nó
Chọn PMS cho khách sạn nhỏ: chín điều cần kiểm tra
1. Một lịch, mọi nguồn
Đặt phòng từ OTA, trang web, điện thoại và khách vãng lai phải vào cùng một lưới. Nếu đặt phòng OTA phải gõ lại tay, PMS đó chỉ làm được một nửa việc.
2. Channel manager tích hợp sẵn hay nối riêng
Cái nào cũng được, nhưng cần biết rõ. Nối riêng nghĩa là hai nhà cung cấp, hai hóa đơn và thêm một chỗ có thể lỗi đồng bộ.
3. Hóa đơn khớp với tiền
Số trên hóa đơn phải khớp với số khách đã trả và số thực về ngân hàng, kể cả hoa hồng OTA và phí ngân hàng. Hỏi rõ hệ thống đối chiếu các khoản OTA chuyển về như thế nào.
4. Việc hằng ngày không cần vòng vo
Chuyển đặt phòng sang phòng khác, tách một đặt phòng nhiều phòng, cho khách trả phòng sớm, nhận khách vãng lai. Thử từng việc trong bản demo.
5. Quyền nhân viên
Lễ tân không cần thấy doanh thu của chủ, và chủ cần được báo khi nhân viên đổi giá.
6. Yêu cầu pháp lý trong nước
Mẫu hóa đơn thuế, khai báo khách với cơ quan xuất nhập cảnh, đánh số biên nhận. Một PMS nước ngoài có thể không làm được việc này cho nước bạn.
7. Ngôn ngữ của bạn, và của khách
Nhân viên nên làm việc bằng ngôn ngữ của họ; chứng từ cho khách nên có bằng ngôn ngữ của khách.
8. Giá rõ ràng
Một bảng giá công khai theo số phòng tốt hơn một cuộc gọi bán hàng. Kiểm tra phí khởi tạo và xem giá mỗi phòng có giảm khi bạn tăng số phòng không.
9. Một bản demo thật, không phải bản thuyết trình
Nếu bạn không thể bấm thử một hệ thống thật với dữ liệu gần giống thật trước khi trả tiền, hãy cẩn thận.
PMS được tính giá thế nào
| Mô hình | Cách hoạt động | Cần để ý |
|---|---|---|
| Theo phòng mỗi tháng | Phí cơ bản cộng thêm một khoản cho mỗi phòng | Liệu các mô-đun như channel manager hay booking engine có tính thêm phí không |
| Phí cố định mỗi tháng | Một giá cho cả cơ sở | Giới hạn số phòng hoặc số người dùng buộc phải nâng cấp |
| Phần trăm trên doanh thu | Trích một phần đặt phòng đã xử lý | Tăng theo thành công của bạn; khó lập dự toán |
| Phí bản quyền cộng bảo trì | Mua một lần, phí hỗ trợ hằng năm | Phần lớn là phần mềm cài đặt; nâng cấp có thể tính thêm phí |
Prime Host tính giá theo số phòng, đã gồm channel manager, lịch và booking engine, không tính phần trăm trên đặt phòng. Số liệu hiện tại cho số phòng của bạn có trên trang giá.
Chuyển sang PMS mới mà không làm gián đoạn khách
- 1
Xuất mọi dữ liệu trước
Đặt phòng tương lai, hồ sơ khách và các khoản còn nợ từ hệ thống cũ, dưới dạng bảng tính bạn đọc được mà không cần hệ thống đó.
- 2
Nạp đặt phòng tương lai vào PMS mới
Nhiều hệ thống nhập được file CSV; nếu không thì nhập tay. Kiểm tra khách đến trong 14 ngày tới hai lần.
- 3
Chạy dọn phòng và check-in trên hệ thống mới từ một buổi sáng ít việc
Giữ hệ thống cũ ở chế độ chỉ xem để tham khảo, nhưng làm mọi việc mới trên hệ thống mới.
- 4
Đối chiếu tiền của tuần đầu
So sánh hóa đơn đã xuất và thanh toán đã ghi với ngân hàng. Bất kỳ sai lệch nào lúc này đều rẻ để sửa.
- 5
Đóng hệ thống cũ khi khách cuối cùng từ trước khi chuyển đã trả phòng
Giữ lại bản xuất của nó để lưu hồ sơ; hầu hết cơ quan thuế yêu cầu giữ nhiều năm.
Những lỗi thường gặp khi chọn PMS
Mua cho khách sạn bạn mơ tới, không phải khách sạn hiện có
Một nhà nghỉ 12 phòng không cần hệ thống xây cho chuỗi 300 phòng. Công cụ lớn hơn tốn nhiều thời gian đào tạo hơn lợi ích mang lại.
Bỏ qua lễ tân
Chủ chọn, nhưng lễ tân dùng nó mười giờ mỗi ngày. Để người sẽ sống với nó thử trước.
Nghĩ tích hợp là tự động
"Tích hợp với" có khi chỉ nghĩa là một file xuất hằng tháng. Hỏi rõ dữ liệu di chuyển giữa các hệ thống thế nào và bao lâu một lần.
Quên đường rút lui
Kiểm tra bạn có xuất được dữ liệu ở dạng đọc được nếu sau này rời đi.
Prime Host làm điều này thế nào
Một lịch, năm góc nhìn
Tổng quan, dòng thời gian, lưới cổ điển, lịch tháng và danh sách. Kéo đặt phòng sang phòng khác, tách đặt phòng nhiều phòng, cho trả phòng sớm hoặc nhận khách vãng lai mà không làm hỏng đồng bộ kênh.
Chứng từ cho khách
Biên nhận, báo giá và link thanh toán QR tạo ngay trong trình duyệt bằng tiếng Thái hoặc tiếng Anh, kèm link báo cho bạn biết khi khách đã mở xem.
Quyền nhân viên
Mười một quyền riêng với vai trò dựng sẵn cho quản lý và lễ tân, hai chỗ nhân viên miễn phí, và một email báo cho chủ khi nhân viên đổi giá, đóng phòng hoặc chạm vào tiền.
Tiền khớp với ngân hàng
Trang tài chính đối chiếu các khoản thanh toán với giao dịch chuyển khoản thật và nhập được sao kê thanh toán của OTA, nên số hiển thị là số thực đã về.
Lịch sử ai làm gì
Đổi giá, đóng phòng và sửa đặt phòng được ghi lại theo chủ, nhân viên, đội của chúng tôi, hệ thống hoặc OTA, và lưu trong 400 ngày.
Channel manager và booking engine có sẵn
Phân phối tới Booking.com, Airbnb, Agoda, Expedia, Trip.com và Hostelworld, cùng một trang đặt phòng trực tiếp, dùng chung lịch với PMS, nên không có gì cần giữ đồng bộ riêng.
Câu hỏi thường gặp
PMS là viết tắt của gì trong khách sạn?
Property management system: phần mềm mà khách sạn hay nhà nghỉ dùng để vận hành đặt phòng, lịch phòng, hóa đơn khách, xuất hóa đơn và công việc lễ tân.
PMS khác channel manager thế nào?
PMS vận hành công việc nội bộ của bạn. Channel manager phân phối giá và phòng trống tới OTA và kéo đặt phòng về. Nhiều hệ thống cho cơ sở nhỏ, kể cả Prime Host, làm cả hai dưới một lần đăng nhập.
Nhà nghỉ 10 phòng có cần PMS không?
Nếu bạn bán trên OTA, xuất hóa đơn, hoặc có nhiều hơn một người nhận đặt phòng, thì có. Phạm vi bạn cần nhẹ hơn một khách sạn lớn, nhưng lợi ích cốt lõi — một lịch đáng tin cậy — vẫn giống nhau.
PMS cloud là gì?
Một PMS chạy trên máy chủ của nhà cung cấp và dùng qua trình duyệt hoặc app, tự động cập nhật, không cần cài đặt. Gần như mọi PMS mới cho cơ sở nhỏ hiện nay đều chạy trên cloud.
PMS khách sạn giá bao nhiêu?
Hầu hết PMS cho cơ sở nhỏ tính theo phòng mỗi tháng hoặc phí cố định mỗi tháng; một số lấy phần trăm doanh thu. Prime Host tính theo số phòng, không tính phần trăm; giá cho cơ sở của bạn có trên trang giá.
Channel manager có phải một phần của PMS không?
Có lúc được tích hợp sẵn, có lúc là sản phẩm riêng nối qua tích hợp. Hỏi rõ cái nào, vì nó ảnh hưởng tới số nhà cung cấp và hóa đơn bạn phải xử lý.
PMS có xử lý được khai báo khách với xuất nhập cảnh không?
Chỉ khi nó được xây cho nước bạn. Ví dụ ở Thái Lan, cơ sở phải báo cáo khách nước ngoài (TM30); một PMS xây cho thị trường trong nước ít nhất sẽ nhắc bạn và giữ dữ liệu cần thiết.
Chuyển PMS mất bao lâu?
Với cơ sở nhỏ, nạp đặt phòng tương lai và huấn luyện nhân viên thường mất vài ngày. Phần cần cẩn thận là đối chiếu tiền trong tuần đầu.
PMS khác booking engine thế nào?
Booking engine nhận đặt phòng trên trang web của bạn; PMS là lịch và hệ thống vận hành nơi những đặt phòng đó vào. Booking engine không hoạt động được nếu không có một lịch phía sau.
Đọc thêm
Dùng thử thật trước khi quyết định
Bản demo mở mọi tính năng, không cần điền gì · giá tính theo số phòng thực tế, không cần gọi bán hàng