แจ้ง TM30 ช้าเพราะข้อมูลแขกไม่ครบตอนเช็คอิน บทความนี้รวมรายการข้อมูลที่ต้องเก็บหน้าเคาน์เตอร์ให้ครบตั้งแต่ครั้งแรก เพื่อแจ้งให้ทันภายในเวลาที่กำหนด
หลายที่พักแจ้ง TM30 ช้าไม่ใช่เพราะลืม แต่เพราะข้อมูลแขกที่เก็บไว้ตอนเช็คอินไม่ครบพอจะกรอกแจ้งได้ทันที ต้องย้อนไปขอข้อมูลเพิ่มจากแขกอีกครั้งทำให้เสียเวลา บทความนี้รวมรายการข้อมูลที่ต้องเก็บหน้าเคาน์เตอร์ให้ครบตั้งแต่ตอนรับแขก
พนักงานเช็คอินแขกต่างชาติโดยถ่ายสำเนาหนังสือเดินทางเก็บไว้ แต่พอถึงเวลาแจ้ง TM30 กลับขาดข้อมูลบางอย่าง เช่น วันที่เดินทางเข้าประเทศ หรือเลขที่ตม. ตรวจคนเข้าเมืองที่ประทับไว้ในพาสปอร์ต ทำให้ต้องไปตามแขกถามเพิ่มทั้งที่แขกเข้าพักอยู่แล้ว
ข้อมูลหลักที่ใช้แจ้ง TM30 มาจากหน้าหนังสือเดินทางและตราประทับตรวจคนเข้าเมืองเป็นส่วนใหญ่ ถ้าถ่ายสำเนาครบทั้งสองหน้าตั้งแต่ตอนเช็คอิน ข้อมูลที่ต้องใช้กรอกแจ้งจะครบโดยไม่ต้องขอเพิ่มจากแขกอีกครั้ง
ถ่ายสำเนาทั้งสองหน้าในขั้นตอนเดียวตอนเช็คอินเสมอ ไม่ใช่ถ่ายแค่หน้ารูปแล้วค่อยย้อนไปขอหน้าตราประทับทีหลัง เพราะแขกบางคนออกไปข้างนอกทันทีหลังเช็คอินและติดต่อยากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อเวลาผ่านไป
เก็บไฟล์หรือสำเนาผูกกับใบจองของแขกคนนั้นโดยตรง ไม่ใช่กองรวมแยกจากระบบจองไว้ที่อื่น เพราะเวลาต้องกรอกแจ้งจริงจะหาไฟล์ที่ตรงกับแขกคนนั้นได้เร็วกว่ามาก
เครื่องมือ TM30 ฟรีที่ /tm30/tool ช่วยสร้างแผ่นข้อมูลแขกให้หน้าเคาน์เตอร์เก็บครบตั้งแต่ตอนเช็คอิน พร้อมเช็คว่าแขกคนไหนต้องแจ้งและเตือนตามเดดไลน์ 24 ชั่วโมงตามเวลาไทย เครื่องมือนี้เตือนและช่วยเตรียมข้อมูลให้เท่านั้น ไม่ได้ยื่นแจ้งแทนที่พัก
ถ้าการเก็บข้อมูลแขกไม่ครบเป็นเรื่องที่เกิดซ้ำจนกระทบความทันเวลาในการแจ้ง ลองใช้แผ่นข้อมูลแขกจากเครื่องมือฟรีนี้เป็นแบบฟอร์มประจำหน้าเคาน์เตอร์ได้เลย