นึกขึ้นมาได้ว่าลืมแจ้ง TM30 ของแขกที่เช็คอินไปแล้ว บทความนี้บอกว่าควรทำอะไรต่อทันที และวางระบบยังไงไม่ให้ลืมซ้ำอีก
เจ้าของที่พักนึกขึ้นมาได้กลางดึกว่าลืมแจ้ง TM30 ของแขกที่เช็คอินไปตั้งแต่เมื่อวาน คำถามแรกที่คิดคือยังแจ้งได้ไหมและจะเกิดอะไรขึ้นถ้าช้า บทความนี้ไล่ว่าควรทำอะไรต่อทันทีที่รู้ตัว และวางระบบยังไงให้ไม่ลืมซ้ำกับแขกคนถัดไป
ข้อกำหนดของ ตม. คือต้องแจ้งแขกต่างชาติภายใน 24 ชั่วโมง ถ้าเลยเวลานั้นไปแล้วถือว่าแจ้งช้า ซึ่งมีค่าปรับตามที่ ตม. กำหนด รายละเอียดของค่าปรับและเงื่อนไขที่แน่นอนควรตรวจสอบกับ ตม. ปัจจุบันโดยตรง เพราะเปลี่ยนแปลงได้และไม่ควรอ้างตัวเลขที่ได้ยินมาแบบไม่แน่ใจ
ขั้นแรกคือแจ้งให้เร็วที่สุดเท่าที่ทำได้ ไม่ต้องรอว่าจะเลยเวลาไปแล้วก็ไม่มีประโยชน์ เพราะการแจ้งช้ากับการไม่แจ้งเลยต่างกันชัดเจน ยื่นแจ้งออนไลน์ได้เช่นเดียวกับการแจ้งตามปกติ ไม่จำเป็นต้องไปที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองด้วยตัวเองเพื่อแจ้งที่ล่าช้า
สาเหตุที่พบบ่อยคือไม่มีขั้นตอนตายตัวที่ผูกการแจ้งไว้กับการเช็คอินโดยตรง ทำให้การแจ้งขึ้นอยู่กับว่าพนักงานคนไหนเข้าเวรและจำได้หรือไม่ ยิ่งช่วงที่มีแขกเข้าพักพร้อมกันหลายคนหรือเช็คอินดึก โอกาสลืมจะสูงขึ้นมาก เพราะความสนใจไปอยู่ที่การต้อนรับแขกตรงหน้าก่อนเป็นธรรมดา
เครื่องมือ TM30 ฟรีที่ /tm30/tool เช็คแขกต่างชาติที่เช็คอินเข้ามาแล้วเตือนก่อนครบกำหนด 24 ชั่วโมงตามเวลาไทย ช่วยลดโอกาสที่ขั้นตอนนี้จะหลุดไปเพราะพนักงานลืมหรือเปลี่ยนเวร เครื่องมือนี้เตือนให้แจ้งเท่านั้น ไม่ได้ยื่นแจ้งแทนที่พัก การยื่นจริงยังเป็นหน้าที่ของที่พัก
ถ้าการลืมแจ้งเป็นปัญหาที่เกิดซ้ำจนกังวลเรื่องค่าปรับ ลองตั้งเตือนจากเครื่องมือฟรีนี้ให้ผูกกับขั้นตอนเช็คอินของที่พักได้เลย